Kembali ke halaman masuk
Panduan Pengguna · Versi 1.6

Sim Klinik D-Care

Panduan operasional lengkap untuk seluruh peran di klinik — dari pendaftaran pasien di loket, pemeriksaan dokter, apotek dan stok obat, hingga pembayaran dan pelaporan.

Untuk pengguna baru & pengguna lama Cakupan seluruh modul aplikasi Disusun dari kode & basis data aplikasi Terakhir diperbarui 21 Agustus 2026
01

Tentang Panduan Ini

Sim Klinik D-Care adalah sistem informasi manajemen klinik yang menangani seluruh siklus pelayanan pasien — pendaftaran, skrining, pemeriksaan, penunjang medis, farmasi — ditambah sisi komersial klinik swasta: pembelian obat dari supplier, penjualan obat bebas, tarif tindakan, dan pembayaran pasien.

Cara membaca panduan ini

Anda tidak perlu membaca seluruhnya. Pilih jalur sesuai kebutuhan:

Anda adalahMulai dari
Pengguna baru (petugas baru)Bagian 2 (Konsep Dasar)4 (Alur Pelayanan) → lalu bagian 5.x sesuai peran Anda saja
Pengguna lama, ada fitur baruLangsung ke bagian 14 (Fitur Baru), lalu bagian modul terkait
Supervisor / kepala klinikBagian 3 (Peran), 7 (Pembayaran), 10 (Laporan)
Petugas apotekBagian 5.6 – 5.8 dan 6 (Alur Stok)
Sedang menghadapi kendalaBagian 12 (Kendala Umum)

Tentang gambar antarmuka

Gambar di panduan ini adalah tangkapan layar asli dari aplikasi, diambil dengan akun sesuai perannya masing-masing — sehingga menu di sisi kiri yang Anda lihat pada gambar sama persis dengan yang akan muncul di layar Anda.

Sebagian tangkapan layar sengaja diambil pada tanggal tanpa aktivitas pelayanan sehingga tabelnya kosong; sebagian lain memakai pasien uji fiktif (Pasien Uji Panduan) agar Anda dapat melihat bentuk isian dan kolom saat sudah terisi. Yang perlu Anda kenali adalah susunan menu, nama kolom, dan letak tombol. Panduan ini aman dibagikan — tidak memuat satu pun data pasien sungguhan.

Bila tabel Anda kosong

Sebagian besar layar menyaring otomatis ke tanggal hari ini — jadi bila tabel Anda kosong padahal seharusnya ada data, hal pertama yang perlu diperiksa adalah filter tanggalnya.

Konvensi penulisan

Jalur menu ditulis seperti ini: Apotek › Komersial › Pembayaran. Nama tombol ditulis tebal: Simpan. Nama kolom atau isian ditulis seperti ini: No. RM.


02

Konsep Dasar

Seluruh aplikasi berdiri di atas lima entitas. Memahami hubungan kelimanya membuat sisa panduan ini jauh lebih mudah diikuti — hampir semua layar yang akan Anda temui adalah tampilan dari salah satu entitas ini.

Pasienpatients
Identitas orang. Dibuat sekali seumur hidup dan dipakai terus. Berisi NIK, nama, tanggal lahir, alamat, dan No. RM (nomor rekam medis) yang dibuat otomatis oleh sistem.
Kunjungankunjungan
Satu kedatangan pasien ke satu poli pada satu hari. Aturannya: satu pasien hanya boleh punya satu kunjungan per poli per hari. Kalau pasien datang ke Poli Umum dan Poli Gigi di hari yang sama, itu dua kunjungan terpisah.
Registrasiregistrations
Nomor antrean untuk sebuah kunjungan. Dibuat otomatis saat kunjungan disimpan. Formatnya [kode poli][kode dokter]-[nomor] — misal A1-2 berarti Poli Umum (A), dokter berkode 1, antrean kedua. Dua pengecualian: pasien VIP memakai awalan V (misal V-01), dan poli yang tidak terhubung antrean BPJS (UGD, Ruang Tindakan) memakai kode poli saja (misal E-01).
Pemeriksaanactions
Seluruh isi rekam medis untuk satu kunjungan: keluhan, tanda vital, diagnosa, tindakan, resep obat, hasil lab, rujukan. Diisi bertahap — perawat mengisi kajian awal (anamnesa, tanda vital, diagnosa keperawatan), lalu dokter mengisi pemeriksaan fisik, diagnosa, tindakan, permintaan pemeriksaan penunjang, resep, dan rujukan. Hanya dokter yang menyimpan dan menyelesaikan pemeriksaan; apotek memverifikasi, mencetak, dan bila perlu mengedit resep — bukan menulisnya. Semuanya menempel di satu pemeriksaan yang sama.
Pembayaranpembayarans
Komersial Tagihan yang dihitung otomatis dari resep obat + tindakan + BMHP pada satu pemeriksaan. Selalu diturunkan dari pemeriksaan, tidak pernah dibuat manual dari nol.
Diagram hubungan antar entitas: Pasien, Kunjungan, Registrasi, Pemeriksaan, Pembayaran
Hubungan antar entitas. Biru = alur klinis, cokelat = alur komersial. Satu pasien punya banyak kunjungan; satu kunjungan punya tepat satu pemeriksaan dan paling banyak satu pembayaran.

Status kunjungan

Status kunjungan digerakkan oleh tindakan dokter di form pemeriksaan — bukan diisi manual di daftar, dan bukan pula berubah karena kajian awal. Ini yang Anda lihat di kolom Status pada tabel Semua Kunjungan:

StatusArtinyaPemicunya
Belum di panggilPasien terdaftar, menunggu giliranKondisi awal sejak kunjungan dibuat. Pengisian kajian awal oleh perawat tidak mengubah status ini
Sudah Di PanggilNomor antrean sudah dipanggilDokter menekan Panggil — nomor tampil di TV antrean
Sedang Di layaniPasien berada di ruang periksaDokter menghadirkan pasien pada form pemeriksaan
Pelayanan SelesaiPemeriksaan tuntasDokter menekan Selesai — pemeriksaan tersimpan
Tidak HadirDipanggil tapi tidak datangDitandai manual oleh dokter di form pemeriksaan
BatalKunjungan dibatalkanDitandai manual oleh dokter — pemeriksaan yang sudah terisi ikut terhapus dan stok resep dikembalikan otomatis
Penulisan label di layar lain

Daftar kunjungan di Loket dan layar Kunjungan milik admin menampilkan status yang sama dengan penulisan sedikit berbeda (misalnya Belum Dilayani / Sedang Dilayani / Selesai Dilayani) — maknanya sepadan.

Sering disalahpahami

Kalau status pasien tidak kunjung menjadi Pelayanan Selesai, penyebabnya hampir selalu sama: dokter belum menekan tombol Selesai pada form pemeriksaan. Bukan karena resep atau pembayaran belum selesai.

Poli yang tersedia

PoliKode AntreanKuota/hariTerhubung Antrean BPJS
Poli UmumA100Ya
Poli Gigi & MulutB100Ya
Poli KIAC100Ya
Poli KBD100Ya
UGDE100Tidak
Ruang TindakanF100Tidak

03

Peran & Hak Akses

Setiap akun punya satu peran. Peran menentukan menu yang muncul di sidebar kiri dan — yang lebih penting — apa yang boleh disimpan. Halaman-halaman umumnya tetap bisa dibuka lintas peran; yang dibatasi adalah aksinya: hanya dokter yang bisa menyimpan hasil pemeriksaan dan menerbitkan surat keterangan sakit, dan sebagainya. Satu-satunya kelompok menu yang tampilannya benar-benar dikunci adalah menu Apotek (Gudang & Komersial), yang menuntut verifikasi PIN apotek/admin.

Loket
admin-loket

Pendaftaran pasien dan pembuatan kunjungan harian.

  • Pasien
  • Kunjungan
  • Surat Keterangan
Kajian Awal / Perawat
admin-kajian-awal · perawat

Anamnesa, tanda vital, dan diagnosa keperawatan sebelum pasien masuk ke dokter.

  • Kajian Awal
  • Diagnosa Keperawatan
Skrining
admin-skrining

Formulir skrining ILP untuk pasien Kunjungan Sehat.

  • Skrining
Dokter / Tindakan
dokter · tindakan

Pemeriksaan fisik, diagnosa, tindakan, resep, rujukan — satu-satunya peran yang menyimpan & menyelesaikan pemeriksaan.

  • Klaster 2–5
  • Semua Kunjungan
  • Surat Keterangan
Laboratorium
lab

Pemeriksaan penunjang dan input hasil.

  • Lab · USG · IVA · EKG
  • Item Pemeriksaan
Apotek
apotik

Resep, stok gudang & unit, dan seluruh modul komersial.

  • Resep
  • Unit · Gudang
  • Komersial
Imunisasi
imunisasi

Pencatatan imunisasi dan surat keterangannya.

  • Imunisasi
  • Surat Keterangan
  • Master Vaksin
Administrator
admin

Pengawasan menyeluruh, integrasi, pelaporan, konfigurasi.

  • Dashboard · Pasien · Kunjungan
  • SatuSehat · PCare
  • Laporan · Import Data
Perangkat Antrean
apm · queue-machine · tv-antrean

Akun khusus perangkat, bukan untuk petugas.

  • Anjungan mandiri
  • Mesin antrean
  • Layar TV antrean
Akses lintas peran sengaja dibuka — kecuali tiga hal

Jumlah petugas di lapangan terbatas dan alur kerja tiap fasilitas berbeda, jadi peran tidak dipakai sebagai pembatas. Yang menjadi kontrol adalah PIN: siapa pun boleh mengerjakan, tetapi pemilik PIN itulah yang tercatat sebagai pelakunya. Hanya tiga kewenangan yang dibatasi:

  • Menyalakan/mematikan PCare — hanya admin.
  • Menekan Selesai pada pemeriksaan — hanya dokter dan admin. Mengisi formulirnya tetap boleh lintas peran; yang dijaga hanya pernyataan selesainya, karena itu keputusan klinis.
  • Peran Kajian Awal — hanya menyimpan isian tab Kajian Awal. Isian dari tab lain diabaikan tanpa pesan. Sebaliknya, dokter tetap boleh mengisi dan mengubah seluruh isian kajian awal lewat formulir pemeriksaan — pembatasan ini satu arah.
Berpindah peran

Sebagian pengguna memiliki lebih dari satu peran (misalnya perawat yang juga bertugas di loket). Gunakan menu Ganti Akun di pojok kanan atas untuk berpindah tanpa harus keluar dan masuk lagi.


04

Alur Pelayanan Pasien

Ini adalah tulang punggung aplikasi. Pasien bergerak melalui tahapan berikut, dan setiap tahap dikerjakan oleh peran yang berbeda pada data pemeriksaan yang sama.

Diagram alur pelayanan pasien dari loket hingga pembayaran
Alur pelayanan lengkap. Pasien BPJS melewati alur yang sama; perbedaannya hanya pada pengiriman data ke PCare di belakang layar dan tidak adanya tagihan pembayaran.

Siapa mengerjakan apa

TahapPeranYang diisiWajib?
1 · LoketLoketData pasien, poli, dokter, jenis kunjunganYa
2 · Kajian AwalPerawatAnamnesa & keluhan, tanda vital, alergi, diagnosa keperawatanYa
3 · DokterDokterPemeriksaan fisik, diagnosa, tindakan, permintaan penunjang, resep, status pulang & rujukanYa
4 · PenunjangLabHasil lab / USG / IVA / EKGBila diminta dokter
5 · ApotekApotekVerifikasi & penyerahan resepBila ada resep
6 · PembayaranApotekPelunasan tagihanPasien non-BPJS

05

Panduan per Peran

Bagian ini adalah inti panduan. Cari sub-bagian yang sesuai peran Anda dan ikuti langkahnya. Setiap sub-bagian berdiri sendiri.

Halaman masuk Sim Klinik D-Care
Halaman masuk. Semua peran memakai halaman yang sama — menu yang muncul setelah masuk ditentukan oleh peran akun Anda, bukan dipilih di sini.

5.1 · Loket admin-loket

Loket adalah pintu masuk seluruh data. Kualitas data di sini menentukan kualitas seluruh rekam medis dan laporan di belakangnya.

Layar Daftar Kunjungan pada peran Loket
LoketLayar utama Loket. Perhatikan filter rentang tanggal di kanan atas — layar ini menyaring ke hari ini secara otomatis. Tombol Tambah Kunjungan ada di ujung kanan.

Mendaftarkan pasien baru

  1. Buka Pasien → tombol Tambah di sidebar kanan.
  2. Masukkan NIK — atau nomor kartu BPJS. Keduanya saling mengisi: isi NIK lebih dulu maka sistem mengecek kepesertaan dan mengisi nomor BPJS beserta data lain yang tersedia; isi nomor BPJS lebih dulu maka NIK dan data lainnya terisi otomatis. Sistem juga memberi tahu bila NIK sudah terdaftar — jangan buat data ganda, gunakan data yang sudah ada.
  3. Lengkapi sisa data yang belum terisi: nama, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat (provinsi → kota → kecamatan → kelurahan, terisi bertingkat).
  4. Klik Simpan. Sistem meminta PIN Anda sebagai tanda tangan elektronik. No. RM dibuat otomatis.
Formulir Registrasi Pasien Baru dengan NIK terisi
LoketFormulir Registrasi Pasien Baru. Langkah 1: cukup isi NIK atau Nomor Kartu BPJS — penanda "Saling Mengisi" di antara keduanya menandakan sistem melengkapi sisanya otomatis. Panel Ringkasan di kanan menyala hijau ("Siap disimpan") setelah semua kolom wajib terisi.

Membuat kunjungan harian

  1. Buka KunjunganTambah Kunjungan.
  2. Cari pasien dengan NIK, nomor kartu BPJS, atau nama (pencarian di sini tidak memakai No. RM).
  3. Pilih jenis kunjungan: Kunjungan Sakit atau Kunjungan Sehat (termasuk SKBS), lalu poli tujuan dan dokter.
  4. Klaster terisi otomatis — sistem menghitungnya dari umur, poli, dan status kehamilan pasien (lihat tabel klaster di bagian Dokter). Anda tidak perlu memilihnya.
  5. Untuk pasien BPJS, pastikan status kepesertaan diperiksa. Sistem menampilkan hasil pengecekan kartu.
  6. Klik Simpan dan masukkan PIN. Nomor antrean langsung terbentuk dengan format [kode poli][kode dokter]-[nomor], misal A1-2.
  7. Cetak nomor antrean untuk diserahkan ke pasien.
Formulir Tambah Kunjungan dengan langkah bernomor
LoketFormulir Tambah Kunjungan. Alurnya bernomor: 1 pilih pasien, 2 tujuan pelayanan, 3 pilih dokter. Panel kanan merangkum pilihan Anda dan tombol simpan tetap terkunci sampai ketiga langkah lengkap.
Aturan yang tidak bisa dilanggar

Satu pasien tidak bisa punya dua kunjungan di poli yang sama pada hari yang sama. Bila pasien perlu kembali ke poli yang sama di hari itu juga, gunakan kunjungan yang sudah ada — jangan buat baru.

Membatalkan kunjungan

Jangan menghapus kunjungan yang pemeriksaannya sudah terisi. Gunakan menu ubah status menjadi Batal Antrean atau Tidak Hadir. Menghapus akan menghilangkan jejak rekam medis dan merusak angka laporan.

5.2 · Kajian Awal perawat

Kajian awal adalah pengkajian pendahuluan oleh perawat sebelum pasien bertemu dokter: anamnesa, tanda vital, dan diagnosa keperawatan. Data ini tersimpan di pemeriksaan yang sama yang nanti dilanjutkan dokter — dokter bisa melihat, melengkapi, dan mengoreksinya lewat tab Kajian Awal di form pemeriksaan.

Mengisi kajian awal

  1. Buka Kajian AwalTambah untuk membuka formulir.
  2. Cari dan pilih pasien pada kolom Pasien. Pencarian hanya memuat pasien dengan kunjungan hari ini — pasien kemarin tidak akan muncul. Setelah dipilih, poli dan kartu Detail Pasien terisi otomatis.
  3. Pilih jenis kasus, isi keluhan dan anamnesa. Field anamnesa perlu diklik dulu sebelum bisa diketik — itu pengaman, bukan gangguan.
  4. Pilih kode keluhan utama (ketik untuk mencari, misal "demam"), status kesadaran, dan prognosis.
  5. Isi tanda vital: sistol, diastol, berat badan, tinggi badan, lingkar pinggang, nadi, pernafasan, suhu.
  6. Catat riwayat alergi — ini penting, akan muncul sebagai peringatan saat dokter meresepkan obat.
  7. Isi diagnosa keperawatan pada tab Diagnosa Keperawatan.
  8. Klik Selesai. Data tersimpan dan siap dilanjutkan dokter — status antrean pasien tidak berubah karena langkah ini.
Formulir Tambah Kajian Awal dengan pasien terpilih
Kajian AwalFormulir Tambah Kajian Awal. Setelah pasien dipilih, kartu Detail Pasien terisi otomatis. Perhatikan dua tab di bawahnya: Kajian Awal dan Diagnosa Keperawatan. Tombol Selesai di kanan menyimpan kajian; tombol Ambil Data Kajian Awal Terakhir menyalin isian kunjungan sebelumnya.
Mana yang wajib?

Bagi perawat kajian awal, yang wajib diisi hanya anamnesa. Namun saat pemeriksaan diselesaikan dokter, semua field bertanda bintang merah harus sudah terisi — jenis kasus, keluhan, anamnesa, kode keluhan utama, tanda vital, dan seterusnya. Apa pun yang belum diisi perawat dapat dilengkapi atau diedit oleh dokter di tab Kajian Awal. Makin lengkap isian perawat, makin cepat pelayanan di ruang dokter.

5.3 · Skrining admin-skrining

Skrining adalah formulir deteksi dini program Integrasi Layanan Primer (ILP), dan merupakan alur tersendiri — bukan bagian dari kajian awal. Menu Skrining hanya memuat pasien dengan Kunjungan Sehat; pasien kunjungan sakit biasa memang tidak muncul di sana. Selain lewat peran Skrining, dokter juga dapat mengisi skrining lewat tab Skrining di form pemeriksaan.

Formulir skrining yang tersedia

HipertensiDiabetes MelitusObesitas AnemiaTBCHIV MalariaTalasemiaPUMA (PPOK) Kanker PayudaraKanker ParuKanker Kolorektal GeriatriMerokokNAPZA SRQ-20Jiwa AnakJiwa Remaja AutisTes Daya DengarLayak Hamil PreeklampsiaTriple Eliminasi Bumil Kekerasan AnakKekerasan Perempuan

5.4 · Dokter & Tindakan dokter · tindakan

Menu dokter disusun berdasarkan klaster. Klaster sebuah kunjungan dihitung otomatis saat pendaftaran dari umur pasien, poli tujuan, dan status kehamilan — petugas tidak memilihnya manual.

MenuIsi
Klaster 2Ibu hamil/nifas dan pasien usia di bawah 18 tahun — termasuk layanan KIA, KB, dan imunisasi
Klaster 3Pasien usia 18 tahun ke atas yang tidak sedang hamil/nifas — poli umum, lansia
Klaster 4Penanggulangan penyakit menular — poli TB
Klaster 5UGD, poli gigi, ruang tindakan, dan laboratorium
Semua KunjunganSeluruh kunjungan lintas klaster, dengan filter dan status pengiriman PCare
Layar Semua Kunjungan pada peran Dokter
DokterLayar Semua Kunjungan milik dokter. Sidebar memuat Klaster 2–5. Kolom Status PCare adalah penambahan terbaru: ia menandai kunjungan yang gagal terkirim ke BPJS, sedangkan tombol kirim ulangnya ada di kolom Aksi di tepi kanan tabel.

Melakukan pemeriksaan

  1. Buka Semua Kunjungan (atau menu klaster yang sesuai), lalu klik nama pasien / Buat Pemeriksaan pada baris pasien untuk membuka formulir.
  2. Klik Panggil — nomor antrean tampil di layar TV antrean — lalu hadirkan pasien begitu masuk ruang periksa. Status berubah menjadi Sedang Di layani.
  3. Tinjau tab Kajian Awal (isian perawat). Lengkapi atau koreksi bila ada field wajib bertanda bintang merah yang masih kosong.
  4. Isi pemeriksaan fisik.
  5. Pilih diagnosa — ketik untuk mencari kode ICD-10. Bisa lebih dari satu.
  6. Tambahkan tindakan bila ada. Untuk pasien umum, tarif muncul otomatis. Komersial
  7. Bila perlu penunjang, buat permintaan lab — pasien akan muncul di daftar petugas lab.
  8. Tulis resep obat: pilih obat, jumlah, dan aturan pakai. Stok tersedia tampil saat memilih. Obat yang sama boleh ditulis lebih dari satu baris selama dosis, aturan pakai, atau kode racikannya berbeda — misalnya satu obat dengan dua aturan minum, atau satu bahan yang masuk dua racikan.
  9. Isi status pulang — ini lebih dulu dari urusan rujukan: pasien yang tidak dirujuk memakai Berobat Jalan (rawat jalan); pasien yang dirujuk memakai Rujuk Vertikal, lalu lengkapi tanggal berkunjung, rumah sakit tujuan, spesialis, dan seterusnya.
  10. Klik Selesai dan masukkan PIN. Status pasien menjadi Pelayanan Selesai.
Form pemeriksaan dokter: kartu Detail Pasien dengan tombol Panggil dan Status Kunjungan
DokterBagian atas form pemeriksaan. Tombol Panggil menampilkan nomor antrean di TV; setelah itu dropdown Status Kunjungan dipakai untuk menghadirkan pasien (pilihan Hadir / Tidak Hadir / Batal). Tab-tab isian baru terbuka setelah pasien dihadirkan.
Konsultasi antar poli

Bila pasien perlu dikonsultasikan ke poli lain di klinik yang sama, gunakan Rujuk Poli Internal pada formulir. Sistem membuat antrean di poli tujuan tanpa perlu pasien kembali ke loket.

Bila pengiriman BPJS gagal

Saat menyimpan, sistem mengirim data ke PCare BPJS. Bila muncul pesan "Pengiriman ke BPJS gagal", data Anda tetap tersimpan dengan aman di sistem klinik — jangan mengisi ulang pemeriksaan. Kirim ulang bisa Anda lakukan sendiri dari tabel Semua Kunjungan: tombolnya ada di kolom Aksi paling kanan. Admin juga bisa mengirim ulang lewat menu PCare (lihat bagian 8).

5.5 · Laboratorium & Penunjang lab

Modul penunjang mencakup empat jenis pemeriksaan yang berdiri sendiri-sendiri: Laboratorium, USG, IVA, dan EKG.

Form Tambah Pemeriksaan lab dengan pasien terpilih; daftar pemeriksaan memuat kolom Hasil dan Nilai Normal
LabForm Tambah Pemeriksaan setelah pasien dipilih. Bagian Daftar Pemeriksaan memuat item yang diminta dokter — kolom Hasil tempat Anda mengetik, dan Nilai Normal sebagai pembanding. Kotak Kelola Pemeriksaan yang Diajukan dipakai bila perlu menambah item di luar permintaan dokter.

Menginput hasil pemeriksaan

  1. Buka menu sesuai jenis pemeriksaan (Lab, USG, IVA, atau EKG).
  2. Daftar menampilkan pasien dengan permintaan dari dokter. Pilih pasien.
  3. Masukkan hasil untuk setiap item pemeriksaan. Nilai rujukan normal ditampilkan sebagai pembanding.
  4. Simpan dengan PIN. Hasil langsung terlihat oleh dokter pada formulir pemeriksaan pasien.
  5. Bila diperlukan, klik Cetak Hasil untuk menyerahkan salinan ke pasien.

Mengelola item pemeriksaan

Menu Item Pemeriksaan berisi daftar master jenis pemeriksaan yang bisa diminta. Anda dapat menambah item baru atau menonaktifkan item yang tidak lagi dipakai. Menonaktifkan lebih aman daripada menghapus — data pemeriksaan lama tetap utuh.

5.6 · Apotek — Resep apotik

Menu apotek terbagi menjadi empat kelompok. Kelompok Resep menangani pelayanan obat ke pasien.

Form Verifikasi Resep dengan pasien terpilih; tab Verifikasi, Obat, dan Rekap Resep beserta daftar obat
ApotekForm Verifikasi Resep setelah pasien dipilih. Tiga tab mengatur pekerjaannya: Verifikasi (centang verifikasi awal & akhir), Obat (daftar resep dari dokter — bisa diedit atau dihapus lewat kolom Aksi), dan Rekap Resep. Kolom Stok menunjukkan sisa persediaan tiap obat.

Melayani resep

  1. Buka Resep › Resep Pasien. Daftar berisi resep yang diinput pada tanggal itu dan belum diserahkan.
  2. Klik Tambah di sidebar kanan untuk membuka form verifikasi, lalu pilih pasien. Form ini punya tiga tab: Verifikasi, Obat, dan Rekap Resep.
  3. Buka tab Obat untuk melihat rincian resep dari dokter — di sini pula resep dapat diedit atau dihapus bila perlu.
  4. Periksa ketersediaan stok. Sistem menampilkan sisa stok tiap obat.
  5. Lakukan verifikasi awal — pemeriksaan kesesuaian resep sebelum obat disiapkan.
  6. Siapkan obat, lalu cetak etiket lewat tombol cetak.
  7. Lakukan verifikasi akhir saat menyerahkan obat ke pasien.
  8. Simpan. Stok terpotong otomatis menggunakan metode FEFO — batch dengan kedaluwarsa terdekat keluar lebih dulu.
Antrean mengikuti tanggal input resep

Antrean berisi resep yang masuk pada hari itu, bukan kunjungan yang tanggal klinisnya hari itu. Untuk pekerjaan harian biasa keduanya sama. Bedanya muncul pada kunjungan bertanggal mundur: resep yang dokter tulis hari ini untuk kunjungan minggu lalu tetap muncul di antrean hari ini. Dulu resep semacam itu tidak pernah terlihat, sehingga obatnya terlewat dan stoknya tidak pernah terpotong.

Mengoreksi resep kunjungan lama — dua perilaku yang disengaja

Mengedit jumlah atau aturan pakai pada resep yang sudah diverifikasi tidak mengembalikannya ke antrean; statusnya tetap terverifikasi dan Anda menerima notifikasi. Membatalkan verifikasi mengembalikannya ke antrean — pada tanggal input resepnya, bukan tanggal Anda membatalkan.

Keduanya memang dirancang begitu. Untuk kunjungan lama, bukalah lewat tabel daftar resep pasien lalu tombol edit di sana — jangan mencarinya di antrean hari ini.

Verifikasi wajib sebelum pembayaran

Tagihan pasien tidak bisa dilunasi selama resep belum diverifikasi. Sistem akan menolak dengan pesan "Resep perlu diverifikasi sebelum pembayaran dilunasi." Selesaikan verifikasi terlebih dahulu.

5.7 · Apotek — Stok Obat apotik

Stok obat dikelola pada dua tingkat: Gudang (penyimpanan induk) dan Unit (stok siap layan di apotek dan ruangan). Obat harus ditransfer dari gudang ke unit sebelum bisa dipakai melayani pasien.

Layar Stok Obat Unit
ApotekStok Unit — sisa obat yang siap dipakai melayani pasien. Ini satu-satunya kelompok menu apotek yang dapat dibuka tanpa verifikasi PIN.

Menu kelompok Gudang

MenuFungsi
Stok GudangMelihat sisa stok induk per obat
Penerimaan GudangMencatat obat masuk dari dinas kesehatan atau droping
Manajemen LotMengelola nomor batch dan tanggal kedaluwarsa
Master ObatDaftar induk obat: nama, satuan, bentuk sediaan, harga jual
Stok OpnamePenyesuaian stok berdasarkan hitung fisik

Menu kelompok Unit

MenuFungsiPerlu PIN
Stok UnitSisa stok siap layan, termasuk peringatan stok menipisTidak
Penerimaan UnitMenerima transfer obat dari gudangYa
Transfer UnitMemindahkan obat antar unitYa
Pengeluaran UnitMencatat obat keluar di luar resep (rusak, kedaluwarsa)Tidak
LPLPOLaporan pemakaian & lembar permintaan obatTidak
Kartu StokRiwayat mutasi masuk-keluar per obatTidak
LaporanLaporan apotek — PIO (informasi obat) & POR (penggunaan obat rasional)Tidak

Mencatat penerimaan obat di gudang

  1. Buka Gudang › Penerimaan GudangTambah.
  2. Pilih obat, masukkan jumlah.
  3. Isi nomor batch dan tanggal kedaluwarsa. Keduanya wajib — inilah dasar sistem FEFO.
  4. Klik Tambah — item masuk ke tabel di bawah form, dan isian di atas kosong lagi. Ulangi untuk seluruh obat pada dokumen penerimaan yang sama.
  5. Setelah semua item masuk tabel, klik Simpan. Stok gudang bertambah.
Form Tambah Penerimaan Obat Gudang terisi obat, jumlah, nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa
ApotekForm Tambah Penerimaan Obat Gudang yang sudah terisi. Nomor Batch / Lot dan Tanggal Kedaluwarsa (ED) adalah dasar kerja FEFO, jadi wajib benar. Tombol Tambah memasukkan item ke tabel di bawah (isian form lalu kosong lagi untuk obat berikutnya); baru tombol Simpan yang menyimpan seluruh dokumen penerimaan.
Nomor batch dan kedaluwarsa

Salah mengisi tanggal kedaluwarsa membuat sistem mengeluarkan obat dengan urutan yang keliru dan berpotensi menyerahkan obat kedaluwarsa ke pasien. Periksa ulang sebelum menyimpan. Koreksi setelahnya bisa dilakukan lewat Manajemen Lot.

5.8 · Modul Komersial apotik · admin

Kelompok menu ini yang membedakan Sim Klinik dari sistem puskesmas: pengelolaan sisi bisnis klinik.

Pembelian obat dari supplier

  1. Buka Komersial › Pembelian ObatTambah Pembelian.
  2. Pilih supplier. Bila supplier baru, isian akan membuatnya otomatis.
  3. Tambahkan item: obat, jumlah, nomor batch, tanggal kedaluwarsa.
  4. Isi Harga Beli, Markup, dan Harga Jual untuk tiap item — harga jual inilah yang nanti dipakai saat penjualan bebas dan penagihan resep pasien umum.
  5. Simpan. Sistem memberi nomor transaksi berawalan PB secara otomatis.
  6. Stok gudang bertambah sesuai batch yang dimasukkan.
  7. Gunakan Transfer ke Apotek untuk memindahkan ke stok siap layan.
Membatalkan pembelian

Gunakan tombol Batalkan pada detail pembelian, bukan menghapus. Pembatalan mengembalikan stok secara benar dan meninggalkan jejak audit. Pembelian yang stoknya sudah terpakai untuk melayani pasien tidak bisa dibatalkan.

Penjualan obat bebas

Untuk pembeli yang tidak melalui pemeriksaan dokter (obat bebas / OTC).

  1. Buka Komersial › Penjualan ObatTambah Penjualan.
  2. Tambahkan obat dan jumlahnya. Harga jual terisi otomatis dari master obat.
  3. Periksa total, lalu Simpan.
  4. Stok terpotong otomatis dengan metode FEFO, dan struk siap dicetak.
Form Tambah Penjualan Obat terisi satu item beserta ringkasan total
ApotekForm Tambah Penjualan Obat yang sudah terisi. Setelah obat dipilih, sisa stok apotek tampil di dalam pilihan dan Harga Jual terisi otomatis dari master obat. Ringkasan sementara di kanan atas memperbarui total seiring item ditambahkan lewat Tambah Item.

Tarif & BMHP tindakan

Menu Tarif & BMHP Tindakan mengatur berapa biaya setiap tindakan dan bahan medis habis pakai apa saja yang otomatis menyertainya.

  1. Buka menu, pilih tindakan yang akan diatur.
  2. Isi tarif yang berlaku.
  3. Tambahkan BMHP yang selalu terpakai pada tindakan itu beserta jumlahnya.
  4. Simpan. Mulai saat itu, setiap dokter memilih tindakan tersebut, tarif dan BMHP-nya ikut terhitung otomatis.
Layar Tarif dan BMHP Tindakan
ApotekTarif & BMHP Tindakan. Kartu di atas meringkas berapa tindakan yang sudah punya tarif dan mana yang perlu review — tindakan tanpa tarif akan terhitung Rp 0 pada tagihan pasien.
Mengapa BMHP dipisahkan dari resep

BMHP (kasa, spuit, sarung tangan) terpakai sebagai bagian dari tindakan, bukan diserahkan sebagai obat ke pasien. Karena itu BMHP tidak muncul di tagihan sebagai baris obat, melainkan menyatu di dalam biaya tindakan.

Pembayaran pasien

Rincian alur pembayaran ada di bagian 7.

5.9 · Imunisasi imunisasi

  1. Buka ImunisasiTambah.
  2. Cari pasien (umumnya bayi atau balita).
  3. Pilih jenis vaksin dari master vaksin dan dosis keberapa.
  4. Tanggal pemberian dan petugas pelaksana tidak perlu dicatat — sistem mengisinya otomatis (tanggal hari ini dan petugas yang dipilih saat pendaftaran).
  5. Simpan. Riwayat imunisasi pasien diperbarui.
  6. Bila diminta, buat Surat Keterangan Imunisasi lewat menu terpisah.

Menu Master Vaksin Imunisasi berisi daftar vaksin yang tersedia beserta jadwal dosisnya.

5.10 · Administrator admin

Peran admin mengawasi keseluruhan operasional dan menangani hal yang tidak bisa diselesaikan petugas lapangan.

MenuFungsi
DashboardRingkasan kunjungan harian dan tren
PasienSeluruh data pasien, termasuk perbaikan data
KunjunganPenyusun laporan kunjungan dengan filter bebas, simpan preset, ekspor Excel
Tarif & BMHP KomersialPengaturan tarif tindakan
Satu SehatPemantauan sinkronisasi data ke SatuSehat Kemenkes
PCarePemantauan & kirim ulang data ke BPJS
LaporanKatalog lebih dari 60 laporan resmi
Import DataImpor massal data pasien lewat berkas Excel — dipakai saat memindahkan data dari rekam medis atau aplikasi vendor sebelumnya
Dashboard administrator
AdminDashboard admin. Tren kunjungan dapat dilihat dalam rentang 7 hari, 1 bulan, 3 bulan, atau 1 tahun.

Menyusun laporan kunjungan sendiri

  1. Buka Kunjungan.
  2. Atur filter: rentang tanggal, poli, dokter, status kunjungan, jenis pasien.
  3. Klik Build Report di kanan atas, lalu pilih kolom yang ingin ditampilkan.
  4. Simpan kombinasi ini sebagai preset agar tidak perlu diatur ulang bulan depan.
  5. Klik Ekspor Excel untuk mengunduh.

5.11 · APM & Antrean apm · queue-machine · tv-antrean

Tiga perangkat ini memakai akun khusus dan dijalankan pada layar terpisah — bukan pada komputer petugas.

PerangkatDitempatkan diFungsi
Anjungan Pendaftaran MandiriArea tungguPasien memasukkan NIK sendiri untuk mengambil antrean
Mesin AntreanPintu masukMengeluarkan nomor antrean loket
TV AntreanRuang tungguMenampilkan nomor yang sedang dipanggil
Pemasangan

Masuk sekali menggunakan akun perangkat yang sesuai, lalu biarkan halaman terbuka dalam mode layar penuh. Halaman memperbarui dirinya sendiri tanpa perlu di-refresh.


06

Alur Stok Obat

Setiap butir obat di sistem punya asal-usul yang bisa ditelusuri. Memahami alur ini membantu Anda menemukan penyebab saat angka stok terasa tidak masuk akal.

Diagram alur stok obat dari penerimaan hingga pengeluaran
Alur stok dari masuk hingga keluar. Obat tidak bisa langsung dari gudang ke pasien — harus ditransfer ke unit terlebih dahulu.

Metode FEFO

Setiap pengeluaran obat — baik lewat resep maupun penjualan bebas — memakai metode FEFO (First Expired, First Out): sistem otomatis mengambil dari batch yang paling dekat kedaluwarsanya terlebih dahulu.

Yang perlu Anda lakukan

Tidak ada. Anda tidak perlu memilih batch secara manual — sistem melakukannya. Tugas Anda hanya memastikan nomor batch dan tanggal kedaluwarsa diisi benar saat obat diterima. Jika obat fisik yang Anda ambil dari rak berbeda batch dengan yang dicatat sistem, susun ulang rak Anda mengikuti urutan kedaluwarsa.

Tanggal yang dipakai Kartu Stok

Pengeluaran lewat resep dicatat pada tanggal resep itu diinput, bukan tanggal kunjungan pasien. Resep untuk kunjungan tanggal 1 yang baru dimasukkan tanggal 3 muncul sebagai pengeluaran tanggal 3 — mengikuti kapan obatnya benar-benar keluar dari rak.

Ini mengubah arti laporan pemakaian obat

Bila Anda membandingkan laporan bulan ini dengan bulan-bulan sebelum pembaruan, angka harian bisa bergeser satu-dua hari untuk resep yang diinput belakangan. Totalnya tetap sama. Yang berubah adalah hari mana pemakaian itu dibukukan.

Jenis mutasi lain tidak ikut berubah

Transfer, Terima Obat Unit, Stok Opname, Pengeluaran Lain, dan Penjualan tetap memakai tanggal dokumennya sendiri. Hanya resep yang berpindah acuan — ini disengaja, bukan ketidakkonsistenan.

Ketika angka stok tampak salah

  1. Buka Kartu Stok untuk obat tersebut — di sini seluruh mutasi masuk dan keluar tercatat berurutan.
  2. Telusuri dari saldo terakhir yang Anda yakini benar, lalu periksa mutasi setelahnya.
  3. Bila selisihnya nyata (barang fisik berbeda dengan catatan), lakukan Stok Opname untuk menyesuaikan.
  4. Bila selisih tidak dapat dijelaskan, laporkan ke admin dengan menyertakan nama obat dan rentang tanggalnya.

07

Alur Pembayaran Komersial

Tagihan pasien dihitung otomatis dari pemeriksaan. Petugas tidak menjumlah manual — tugasnya memastikan komponennya lengkap, lalu melunasi.

Diagram alur pembayaran dari pemeriksaan hingga lunas
Alur pembayaran. Dua syarat harus terpenuhi sebelum tagihan bisa dilunasi: resep terverifikasi dan tindakan terfinalisasi.
Layar Daftar Pembayaran
ApotekDaftar Pembayaran. Lima kartu di atas meringkas jumlah tagihan belum bayar dan lunas, nominal yang sudah terbayar, serta pemisahan Total Obat/Resep dan Total Tindakan. Pada baris tagihan, kolom Total Harga juga memecah nilainya menjadi Resep dan Tindakan. Tombol filter Pasien Umum / Hanya Pasien BPJS / Semua Data memisahkan tagihan menurut jenis penjaminan.

Mengelola billing tindakan & BMHP

Langkah ini menyusun tagihan, belum menerima uang. Kerjakan selagi tagihan masih berstatus Draft — setelah difinalisasi, komponennya terkunci.

  1. Buka Komersial › Pembayaran. Daftar menampilkan tagihan pasien beserta statusnya.
  2. Pada baris tagihan, buka menu Aksi lalu pilih Kelola Billing. Jendela Kelola Tindakan & BMHP terbuka.
  3. Bila ada tindakan yang belum tercatat, tambahkan lewat Tambah Tindakan, lengkapi Rincian BMHP bila perlu, lalu Simpan Semua Perubahan.
  4. Klik Finalisasi pada baris tagihan — atau Finalisasi Tindakan di menu Aksi bila resep masih menunggu verifikasi — untuk mengunci tindakan dan BMHP. Langkah ini sekaligus memotong stok BMHP yang terpakai.
Obat tidak diatur di jendela ini

Jendela Kelola Billing hanya mengurus tindakan & BMHP. Nilai obat/resep mengikuti resep dokter dan hanya berubah lewat Verifikasi Resep di Apotek. Rincian obat baru terlihat berdampingan dengan tindakan pada jendela Konfirmasi Pembayaran di langkah pelunasan.

Jendela Kelola Tindakan dan BMHP di atas daftar pembayaran
ApotekJendela Kelola Tindakan & BMHP yang terbuka lewat menu Aksi › Kelola Billing. Tiap tindakan punya kartunya sendiri berisi harga dasar, saklar Penyesuaian Harga, dan Rincian BMHP. Badge Draft menandakan komponen ini masih boleh dikoreksi.

Melunasi tagihan

Baru setelah resep terverifikasi dan tindakan terfinalisasi, tombol Bayar muncul pada baris tagihan dan statusnya berubah menjadi Siap Dibayar.

  1. Klik Bayar pada baris tagihan.
  2. Jendela Konfirmasi Pembayaran menampilkan rincian lengkap: Rincian Obat / Resep beserta jumlah dan subtotal, Rincian Tindakan & BMHP, lalu Total Tagihan. Inilah tempat memeriksa angka sebelum menerima uang.
  3. Bila sudah sesuai, klik Ya, Tandai Lunas. Bila ada yang keliru, klik Batal dan perbaiki dulu lewat Kelola Billing.
  4. Cetak struk untuk pasien lewat menu AksiCetak Struk.
Jendela Konfirmasi Pembayaran berisi rincian obat, tindakan, dan total tagihan
ApotekJendela Konfirmasi Pembayaran — satu-satunya layar yang memperlihatkan obat dan tindakan berdampingan beserta Total Tagihan. Periksa angkanya di sini sebelum menekan Ya, Tandai Lunas; jendela ini tidak meminta catatan apa pun.
Pesan yang mungkin munculPenyebabTindakan
Resep perlu diverifikasi sebelum pembayaran dilunasiApotek belum menyelesaikan verifikasi resepMinta apotek menyelesaikan verifikasi
Tindakan perlu difinalisasi sebelum pembayaran dilunasiKomponen BMHP tindakan belum dikunciKlik Finalisasi pada baris tagihan, atau Finalisasi Tindakan di menu Aksi
Pembayaran sudah lunasTagihan sudah dibayar sebelumnyaGunakan Batal Bayar bila memang perlu dikoreksi
Mengoreksi tagihan yang sudah lunas

Tagihan berstatus Lunas terkunci dan tidak bisa diubah langsung. Untuk memperbaikinya, gunakan Batal Bayar terlebih dahulu, koreksi rinciannya, lalu lunasi ulang. Setiap langkah tercatat — jangan mencoba menyiasati dengan menghapus data pemeriksaan.

Pasien BPJS tidak ditagih

Kunjungan pasien BPJS tidak menghasilkan tagihan yang perlu dibayar pasien, sehingga tidak muncul di daftar Pasien Umum. Bila seorang pasien BPJS justru muncul di daftar itu, penyebabnya ada tiga — periksa kunjungannya di menu Kunjungan:

  • kunjungan ditandai VIP saat pendaftaran;
  • kategori pasien dipilih Umum pada kunjungan tersebut (kategori berlaku per kunjungan, data master pasien tidak berubah);
  • status kepesertaan BPJS tidak aktif saat kartu dicek di pendaftaran.

Ketiganya membuat kunjungan diperlakukan sebagai pasien umum — dan itu memang disengaja, karena biayanya ditanggung sendiri.

Kalau menekan filter "Hanya Pasien BPJS"

Sistem tetap mencatat rincian biaya kunjungan BPJS untuk keperluan pembukuan, dan baris itu akan terlihat bila Anda menekan filter Hanya Pasien BPJS atau Semua Data. Itu bukan tagihan yang harus ditagihkan ke pasien — cukup abaikan, dan bekerjalah pada tampilan Pasien Umum.


08

BPJS PCare & SatuSehat

Aplikasi terhubung ke dua sistem nasional. Keduanya bekerja di belakang layar — petugas lapangan umumnya tidak perlu melakukan apa pun secara khusus.

BPJS PCare

Data pendaftaran, kunjungan, tindakan, dan obat pasien BPJS dikirim ke PCare saat itu juga ketika Anda menyimpan.

Prinsip penting

Kegagalan pengiriman ke BPJS tidak pernah membatalkan penyimpanan data klinis Anda. Bila jaringan BPJS bermasalah, data tetap tersimpan lengkap di sistem klinik dan dapat dikirim ulang kemudian. Jangan pernah mengisi ulang pemeriksaan karena pesan kegagalan BPJS.

Mengirim ulang data yang gagal

Ada dua jalur, pilih yang paling dekat dengan pekerjaan Anda:

  1. Dari Semua Kunjungan — buka menu Semua Kunjungan; kolom Status PCare menunjukkan kunjungan yang belum terkirim, dan tombol kirim ulangnya ada di kolom Aksi paling kanan pada baris pasien.
  2. Dari peran Administrasi — buka Admin › PCare, filter kunjungan yang belum terkirim, lalu gunakan Kirim ke PCare (bisa satu per satu atau sekaligus). Kunjungan yang memang tidak perlu dikirim bisa ditandai Kecualikan dari PCare agar tidak terus muncul sebagai tertunda.
Tabel Semua Kunjungan dengan kolom Status PCare dan kolom Aksi yang ditandai kotak merah
DokterKolom Status PCare memperlihatkan status pengiriman tiap kunjungan ke BPJS. Kolom Aksi (ditandai kotak merah) menempel di tepi kanan tabel, jadi tetap terlihat walau tabel digulir mendatar — di kolom itulah tombol kirim ulang PCare muncul saat integrasi aktif, bersama tombol Buat Pemeriksaan.

SatuSehat

Berbeda dengan PCare, data SatuSehat disiapkan dulu di dalam sistem lalu dikirim secara berkala, bukan seketika. Ini normal — jeda beberapa saat antara penyimpanan dan status terkirim bukanlah kesalahan.

  1. Buka Admin › Satu Sehat untuk memantau status pengiriman per kunjungan.
  2. Klik sebuah kunjungan untuk melihat rincian data yang dikirim.
  3. Kunjungan yang gagal akan dicoba ulang otomatis oleh sistem.
Mematikan integrasi sementara

Integrasi PCare dapat dinonaktifkan lewat pengaturan aplikasi bila jaringan BPJS sedang bermasalah berkepanjangan. Ini adalah keputusan admin — pelayanan tetap berjalan normal, dan data dapat dikirim menyusul.


09

Surat Keterangan

Sistem dapat menerbitkan sebelas jenis surat dengan penomoran otomatis dan dapat diverifikasi keasliannya.

Surat SakitSurat SehatSurat Kelahiran Surat Calon PengantinSurat Buta WarnaSurat Persetujuan Surat ImunisasiSurat KehamilanSurat Rujukan Resume MedisSurat Keterangan Berobat
  1. Buka Surat KeteranganBuat Surat.
  2. Pilih jenis surat.
  3. Cari pasien. Untuk sebagian surat, pilih kunjungan yang menjadi dasar penerbitan.
  4. Lengkapi isian khusus surat tersebut (misalnya lama istirahat untuk surat sakit).
  5. Terbitkan dengan PIN. Nomor surat dibuat otomatis dan berurutan.
  6. Cetak. Surat memuat kode verifikasi yang dapat dipindai untuk membuktikan keasliannya.
Verifikasi keaslian surat

Pihak luar (sekolah, perusahaan) dapat memverifikasi surat lewat tautan verifikasi tanpa perlu akun. Halaman verifikasi hanya menampilkan keterangan bahwa surat sah diterbitkan — tidak menampilkan isi rekam medis pasien.


10

Laporan

Tersedia lebih dari 60 laporan siap pakai di Admin › Laporan, dikelompokkan menurut peruntukannya.

KelompokContoh laporan
KunjunganKunjungan Baru & Lama · Rekap Kunjungan · Kunjungan Sehat · Rawat Jalan · Pasien Produktif
Penyakit Tidak MenularHipertensi · Diabetes · Obesitas · Asma · PPOK · Ginjal Kronik · Tumor Payudara
Penyakit MenularDBD · Diare · Tifoid · ISPA · Campak · Difteri · AFP · Rabies · Kecacingan · SKDR Mingguan
KIA & KBPWS KIA · LB3 Ibu · LB3 Anak · KB · IVA · Calon Pengantin
Formulir resmiFormulir 10 · 11 · 12 · 13 · 14 · ASDK · LBKT · LKRJ
FarmasiStok Obat · Penerimaan · Pengeluaran · Stok Unit · Kartu Stok · LPLPO
LayananRekap Layanan UGD · Ruang Tindakan · Pelayanan Gigi · Laboratorium · Rujukan Terbanyak
LainnyaKesehatan Jiwa · Kesehatan Remaja · Lansia · Gangguan Indera · BPJS · Jamkesda
Katalog laporan
AdminKatalog Laporan. Gunakan kotak pencarian untuk menemukan laporan dengan cepat. Laporan bertanda Tidak Tersedia belum aktif untuk klinik ini.

Cara menggunakan

  1. Buka Admin › Laporan dan pilih laporan yang dibutuhkan.
  2. Tentukan periode dan filter lain yang tersedia.
  3. Tinjau hasilnya di layar.
  4. Unduh sebagai Excel atau PDF sesuai kebutuhan pelaporan.
Angka laporan bergantung pada kelengkapan input

Laporan hanya menghitung data yang benar-benar terisi. Diagnosa yang tidak dipilih, status pulang yang kosong, atau kunjungan yang dihapus alih-alih dibatalkan akan membuat angka laporan tidak sesuai kenyataan. Bila angka terasa janggal, periksa kelengkapan input sebelum menyimpulkan ada kesalahan sistem.


11

Verifikasi PIN

PIN berfungsi sebagai tanda tangan elektronik Anda. Sistem memintanya pada dua situasi berbeda.

SituasiKapan dimintaBerlaku sampai
Menandatangani tindakanMenyimpan pemeriksaan, hasil lab, pasien baru, pendaftaran kunjungan, permintaan LPLPO, penerbitan surat, penghapusan pemeriksaan/kunjunganSesi berjalan
Membuka menu terbatasMasuk ke menu Gudang atau Komersial di apotekSesi berjalan
PIN penutup pemeriksaan = tanda tangan dokter pemeriksa

Saat menyelesaikan pemeriksaan, PIN yang dimasukkan harus milik dokter yang tertera di form (atau perawat/dokter konsul yang terlibat, atau admin). PIN akun lain ditolak dengan pesan "PIN yang Anda masukkan tidak sesuai dengan petugas yang melakukan tindakan" — ini disengaja, karena PIN itulah yang tercatat sebagai penanggung jawab di rekam medis.

Bila Simpan ditolak dengan “Verifikasi PIN diperlukan”

Ini terjadi pada tombol Simpan per-tab dan tombol Lanjut di form Pemeriksaan Dokter bila Anda belum memverifikasi PIN pada sesi login itu. Pada versi aplikasi sebelum pembaruan ini, kotak isian PIN tidak muncul sendiri di sana.

Yang harus dilakukan: klik PIN Aktif di bilah atas, masukkan PIN, lalu tekan Simpan lagi. Cukup sekali per login.

Jangan menekan Simpan berulang kali. Hasilnya akan sama, dan isian yang sudah Anda ketik berisiko hilang. Perbaikan agar kotak PIN muncul sendiri sudah tersedia dan berlaku begitu pembaruan aplikasi terpasang di klinik Anda — sesudah itu galat ini tidak muncul lagi.

Sejak pembaruan terakhir, PIN benar-benar ditegakkan

Sebelumnya sebagian tindakan yang seharusnya menuntut PIN tetap bisa berjalan tanpanya. Sekarang tidak lagi. Bila Anda diminta memasukkan PIN pada tindakan yang dulu langsung jalan, itu bukan kerusakan.

Cukup verifikasi sekali per sesi lewat tombol PIN Aktif di bilah atas. Sesi PIN tidak kedaluwarsa sendiri — ia bertahan sampai Anda keluar atau berganti peran. Bila sebuah tindakan ditolak walaupun PIN sudah Anda masukkan, itu baru layak dilaporkan ke admin.

PIN bersifat pribadi

PIN mengikat tindakan pada nama Anda di dalam rekam medis. Jangan memberikannya kepada siapa pun, termasuk rekan kerja yang sedang terburu-buru. Bila rekan Anda perlu mengerjakan sesuatu, minta mereka masuk dengan akun sendiri.

Bila menu apotek tampak hilang

Menu Gudang dan Komersial hanya muncul setelah verifikasi PIN sebagai petugas apotek atau admin. Bila Anda hanya melihat kelompok Unit, itu berarti PIN belum diverifikasi pada sesi ini — bukan berarti hak akses Anda dicabut.


12

Kendala Umum

GejalaPenyebab paling seringYang harus dilakukan
“Gagal! Verifikasi PIN diperlukan untuk tindakan ini” saat menekan Simpan atau Lanjut di form pemeriksaan Sesi PIN belum ada pada sesi login ini. Pada versi aplikasi sebelum pembaruan ini, tombol tersebut menuntut PIN tanpa menyediakan kotak isiannya Klik tombol PIN Aktif di bilah atas → masukkan PIN → tekan Simpan lagi. Cukup sekali per login; sesudah itu tidak muncul lagi. Jangan menekan Simpan berulang kali — hasilnya sama dan isian bisa hilang
Pasien tidak muncul di daftar dokter Menu klaster yang dibuka tidak cocok dengan klaster kunjungan (klaster dihitung otomatis), atau filter tanggal tidak pas Buka Semua Kunjungan (lintas klaster) dan periksa filter tanggal
Status tetap "Sedang Di layani" Dokter belum menekan tombol Selesai di form pemeriksaan Buka kembali pemeriksaan, lengkapi status pulang, klik Selesai
Tidak bisa membuat kunjungan Pasien sudah punya kunjungan di poli tersebut hari ini Gunakan kunjungan yang sudah ada
Muncul "Pengiriman ke BPJS gagal" Jaringan BPJS sedang bermasalah Abaikan — data tersimpan. Laporkan ke admin untuk dikirim ulang
Menu Gudang/Komersial tidak ada PIN belum diverifikasi pada sesi ini Verifikasi PIN dari menu Stok Unit
Tagihan tidak bisa dibayar Resep belum diverifikasi atau tindakan belum difinalisasi Selesaikan keduanya, lihat bagian 7
Stok obat berbeda dengan fisik Mutasi belum tercatat, atau penyerahan tidak tersimpan Telusuri lewat Kartu Stok, lalu Stok Opname bila perlu
Obat tidak muncul saat meresepkan Stok unit kosong — obat masih di gudang Minta apotek melakukan transfer gudang → unit
Angka laporan tidak sesuai Input tidak lengkap, atau kunjungan dihapus alih-alih dibatalkan Periksa kelengkapan data pada periode tersebut
Nomor antrean tidak tampil di TV Halaman TV antrean tertutup atau kehilangan koneksi Buka ulang halaman TV antrean dan biarkan tetap terbuka
Sebelum melapor ke tim teknis

Sertakan tiga hal ini agar penanganan cepat: nama menu tempat masalah terjadi, waktu kejadian, dan pesan yang muncul di layar (foto layar sangat membantu). Sebutkan No. RM bila terkait pasien tertentu — jangan kirimkan data pasien lengkap lewat saluran tidak resmi.


13

Glosarium

BMHP
Bahan Medis Habis Pakai — kasa, spuit, sarung tangan, dan sejenisnya yang terpakai saat tindakan. Biayanya menyatu di dalam tarif tindakan, bukan ditagihkan sebagai obat.
FEFO
First Expired, First Out — obat yang lebih dulu kedaluwarsa dikeluarkan lebih dulu. Diterapkan otomatis oleh sistem.
Klaster
Pengelompokan kunjungan yang dihitung otomatis saat pendaftaran dari umur, poli, dan status kehamilan: Klaster 2 (ibu hamil/nifas & usia <18), Klaster 3 (dewasa & lansia), Klaster 4 (penyakit menular/TB), Klaster 5 (UGD, gigi, ruang tindakan, lab).
ILP
Integrasi Layanan Primer — pendekatan layanan kesehatan primer berbasis klaster siklus hidup.
LPLPO
Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat — laporan farmasi bulanan sekaligus dasar permintaan obat berikutnya.
PCare
Sistem BPJS Kesehatan untuk fasilitas kesehatan tingkat pertama. Data pasien JKN dikirim ke sini.
SatuSehat
Platform pertukaran data kesehatan nasional Kementerian Kesehatan.
SKBS
Surat Keterangan Berbadan Sehat. Kunjungan untuk keperluan ini ditandai sebagai kunjungan sehat, bukan kunjungan sakit.
No. RM
Nomor Rekam Medis — pengenal permanen pasien di klinik, dibuat otomatis saat pendaftaran pertama.
Batch / Lot
Kelompok obat dari produksi yang sama, dengan nomor dan tanggal kedaluwarsa yang sama. Dasar penelusuran dan FEFO.
Stok Opname
Penghitungan fisik obat untuk menyesuaikan catatan sistem dengan kenyataan di rak.
APM
Anjungan Pendaftaran Mandiri — perangkat tempat pasien mengambil antrean sendiri dengan memasukkan NIK.
Kunjungan VIP
Penandaan kunjungan yang tidak diproses melalui skema BPJS meskipun pasiennya peserta JKN.

14

Fitur Baru

Bagian ini ditujukan untuk pengguna lama. Saat ada pembaruan aplikasi, perubahannya dicatat di sini agar Anda tidak perlu membaca ulang seluruh panduan.

Pembaruan terkini

PerubahanTerdampakYang perlu Anda ketahui
Logo dan nama aplikasi tampil baru Semua peran Halaman masuk, sidebar, dan layar TV antrean kini memakai logo Sim Klinik D-Care yang baru, dengan nama "SIM KLINIK DCARE {{ nama klinik Anda }}" di sampingnya. Kop surat cetak (surat sakit, surat sehat, surat lahir, dan sejenisnya) juga sudah tidak lagi memuat lambang Kota Makassar — hanya nama klinik Anda sendiri. Ini murni perubahan tampilan; cara mengisi dan menyimpan tidak berubah.
Tanggal mulai istirahat pada Surat Sakit kini terpisah Dokter Dulu tanggal mulai istirahat otomatis mengikuti tanggal kunjungan, sehingga pasien yang masih masuk kerja pada hari kunjungannya bisa tercatat istirahat sejak hari itu. Sekarang ada kolom Tanggal Mulai Istirahat tersendiri di halaman Tambah Surat Keterangan (default mengikuti tanggal kunjungan, bisa digeser sampai 3 hari ke depan). Surat tetap mencantumkan tanggal mulai sakit yang sebenarnya secara terpisah.
Obat yang sama boleh ditulis lebih dari satu baris Dokter Bila satu obat perlu dua aturan pakai berbeda, atau masuk dua racikan berbeda, kini keduanya tersimpan sebagai baris terpisah. Sebelumnya baris kedua diam-diam menimpa yang pertama sehingga hanya satu yang tersisa. Pembedanya: dosis, aturan pakai, atau kode racikan — bila ketiganya sama persis, keduanya tetap dianggap satu baris.
Kartu stok & laporan pemakaian obat memakai tanggal input Apotek Admin Perubahan arti laporan. Pemakaian obat tidak lagi menempel pada tanggal kunjungan. Resep untuk kunjungan tanggal 1 yang baru diinput tanggal 3 kini tercatat sebagai pengeluaran tanggal 3 — mengikuti kapan obatnya benar-benar keluar dari rak. Jenis mutasi lain (transfer, terima obat, opname, pengeluaran lain, penjualan) tetap memakai tanggal dokumennya sendiri.
Antrean apotek berisi resep yang masuk hari itu Apotek Antrean kini menampilkan resep yang diinput pada hari itu, bukan kunjungan yang tanggalnya hari itu. Untuk pekerjaan harian biasa tidak ada bedanya. Bedanya muncul pada resep kunjungan bertanggal mundur: dulu resep semacam itu tidak pernah muncul di antrean sehingga obatnya terlewat, sekarang muncul.
PIN kini benar-benar diminta pada tindakan tertentu Semua peran Sebelumnya sebagian tindakan yang seharusnya menuntut PIN tetap bisa berjalan tanpa PIN. Sekarang tidak lagi. Bila Anda diminta memasukkan PIN pada tindakan yang dulu langsung jalan, itu bukan kerusakan. Cukup verifikasi PIN sekali lewat tombol PIN Aktif di bilah atas; sesinya bertahan sampai Anda keluar atau berganti peran.
Tiga kewenangan yang kini dibatasi Dokter Kajian Awal Admin Menyalakan/mematikan PCare hanya admin. Menekan Selesai pada pemeriksaan hanya dokter dan admin. Peran Kajian Awal hanya menyimpan isian tab Kajian Awal — isian tab lain diabaikan diam-diam. Selebihnya akses lintas peran tetap dibuka seperti biasa; yang menjadi kontrol adalah PIN, karena PIN itulah yang tercatat sebagai pelaku.
Kolom Status PCare di Semua Kunjungan Dokter Admin Layar Semua Kunjungan menampilkan status pengiriman data ke BPJS, lengkap dengan tombol kirim ulang per kunjungan — tidak perlu lagi meminta admin setiap kali.

Cara memperlakukan pembaruan

  1. Baca ringkasan perubahan di tabel di atas.
  2. Periksa apakah peran Anda termasuk yang terdampak.
  3. Buka bagian modul terkait di panduan ini untuk langkah lengkapnya.
  4. Bila tampilan berbeda dari yang Anda ingat namun tidak tercantum di sini, tanyakan ke admin sebelum menyimpulkan ada kerusakan.
Untuk penyusun panduan

Setiap kali fitur baru dirilis, tambahkan satu baris pada tabel di atas: apa yang berubah, peran mana yang terdampak, dan satu kalimat penjelasan dari sudut pandang pengguna — bukan dari sudut pandang teknis. Pindahkan baris yang sudah lebih dari dua rilis ke bawah atau hapus, agar bagian ini tetap ringkas.